Yumurtalık Belediye Başkanı Erdinç Altıok: “800 bin sayfayı dijitalleştirdik, belediyenin geleceğine yatırım yapıyoruz”

Yumurtalık Belediyesi, kurumsallaşma ve dijital dönüşüm çalışmaları kapsamında belediyenin geçmişten bugüne oluşturduğu fiziki arşivi dijital ortama taşıyor. Yaklaşık 1,5 yıl önce başlatılan proje kapsamında 1 milyona yakın belge üzerinde çalışma yürütülürken, 800 binin üzerinde sayfa taranarak dijitalleştirildi.

Yumurtalık Belediye Başkanı Erdinç Altıok’un göreve gelmesinin ardından başlatılan çalışmada yalnızca belgelerin taranmasıyla yetinilmedi. Belediyenin ihtiyaçlarına özel, yapay zekâ destekli arama ve tarama altyapısına sahip dijital arşiv yazılımı da hazırlandı.

Fen İşleri, İmar ve Şehircilik, Zabıta ve Temizlik İşleri başta olmak üzere belediyenin farklı birimlerine ait yüz binlerce evrak sisteme aktarılırken, projenin yüzde 90 seviyesine ulaştığı bildirildi. Kalan belgelerin tarama ve sisteme aktarım işlemlerinin önümüzdeki 1-2 ay içerisinde tamamlanması hedefleniyor.

BELGELERE SANİYELER İÇİNDE ERİŞİM

Yeni sistemle birlikte geçmişte fiziki arşivlerde saatler, günler veya haftalar sürebilen belge arama işlemlerinin önemli ölçüde hızlandırılması amaçlanıyor. Yetkili belediye personeli, aradığı evraka ilişkin temel bilgileri sisteme girerek 10 yıl veya daha eski tarihli belgelere dahi saniyeler içerisinde ulaşabilecek.

Dijital arşiv sisteminin belediye personelinin iş yükünü azaltmasının yanı sıra vatandaşların ve yatırımcıların belediyedeki iş ve işlemlerinin hızlandırılmasına da katkı sağlaması bekleniyor.

KURUMSAL HAFIZA GÜVENCE ALTINA ALINIYOR

Dijital ortama aktarılan belgeler yedeklenerek güvence altına alındı. Projenin altyapısında veri güvenliği, bilişim güvenliği, siber güvenlik ve yedekleme süreçleri dikkate alındı.

Bu altyapıyla fiziki arşivlerin karşı karşıya kalabileceği su baskını, yangın, nem ve yıpranma gibi risklere karşı belediyenin kurumsal hafızasının korunması hedefleniyor. Projenin tamamlanmasının ardından yeni belgelerin de düzenli olarak sisteme aktarılmasıyla dijital arşivin yaşayan ve sürekli büyüyen bir kurum hafızasına dönüştürülmesi planlanıyor.

ALTIOK: “BİR BELEDİYENİN HAFIZASI ARŞİVİDİR”

Yumurtalık Belediye Başkanı Erdinç Altıok, dijital arşiv projesinin vatandaşların doğrudan görebildiği yol, park veya bina yatırımlarından farklı olduğunu ancak kurumsal ve sürdürülebilir belediyecilik açısından önemli bir altyapı çalışması olduğunu belirtti.

Altıok, “Göreve geldiğimizde belediyemizin kurumsal yapısını güçlendirmeyi öncelikli hedeflerimizden biri olarak belirledik. Çünkü sürdürülebilir hizmet anlayışının kişilere bağlı değil, güçlü bir kurumsal yapıya bağlı olduğuna inanıyoruz. Bir belediyenin hafızası arşividir. Geçmişte yapılmış bir işlemin, alınmış bir kararın veya düzenlenmiş bir belgenin yıllar sonra dahi hızlı ve güvenli şekilde erişilebilir olması gerekir.” ifadelerini kullandı.

Yaklaşık 1,5 yıl önce kapsamlı bir çalışma başlattıklarını belirten Altıok, “Yüz binlerce evrak, 800 binin üzerinde sayfa tek tek tarandı. Bununla yetinmedik; belediyemizin ihtiyaçlarına göre çalışan, yapay zekâ destekli arama altyapısına sahip özel bir dijital arşiv sistemi oluşturduk. Bugün çalışmanın yüzde 90’ını tamamlamış durumdayız ve personelimiz sistemi kullanmaya başladı. Çok kısa süre içerisinde mevcut fiziki arşivimizin dijitalleştirilmesini tamamen bitirmiş olacağız.” dedi.

“BUGÜNÜN SORUNUNU DEĞİL, GELECEK ON YILLARI ÇÖZÜYORUZ”

Adana Büyükşehir Belediyesi ile uyumlu bir çalışma süreci gerçekleştirdiklerini aktaran Altıok, belediye bütçesinden bu tür sistemlere ayrılan kaynağın uzun yıllar kullanılacak kurumsal altyapıya yatırım olarak değerlendirilmesi gerektiğini vurguladı.

Altıok, “Bazı belediye hizmetleri hemen gözle görülür; yol yaparsınız, park yaparsınız, bina yaparsınız. Bazı yatırımlar ise vatandaşın karşısında fiziksel olarak durmaz ama belediyenin sağlıklı çalışabilmesi için en az onlar kadar önemlidir. Dijital arşiv de bunlardan biridir.” diye konuştu.

Sistemin gelecek yönetimler tarafından da kullanılacağını belirten Altıok, “Bugün kurduğumuz bu sistem yalnızca bizim dönemimizde değil, bizden sonra gelecek yönetimler ve belediye çalışanları tarafından da uzun yıllar kullanılacak. Yani biz aslında yalnızca bugünün sorununu çözmüyor, Yumurtalık Belediyesi’nin gelecek on yıllarına hizmet edecek sistemsel bir altyapı kuruyoruz.” ifadelerini kullandı.

“YUMURTALIK BELEDİYESİ ÇAĞIN GERİSİNDE KALMAYACAK”

Belediyenin mali imkânlarının sınırlı olduğunu ancak dijital dönüşüm ve kurumsallaşma çalışmalarının sürdürüleceğini kaydeden Altıok, “İmkânlarımızın ve bütçemizin sınırlı olduğu bir gerçek. Ancak bunu çağın gerektirdiği dönüşümü ertelemenin gerekçesi olarak görmüyoruz. Aksine elimizdeki kaynakları doğru kullanarak kalıcı işler üretmeye çalışıyoruz.” dedi.

Altıok sözlerini, “Amacımız Yumurtalık Belediyesi’ni çağın gerisinde kalan bir kurum değil; teknolojiyi etkin kullanan, kurumsal hafızasını koruyan, vatandaşına daha hızlı hizmet veren ve kişilere değil sistemlere dayalı çalışan güçlü bir belediye yapısına dönüştürmek.” ifadeleriyle tamamladı.

Başkan Altıok, “Bugün attığımız adımlar belki hemen görünmüyor ama yarın belediyenin işleyişini belirleyecek. Yumurtalık’ın sadece bugününü değil, geleceğini de inşa etmek zorundayız. Dijital arşiv projemiz de bu anlayışın en önemli adımlarından biridir. Mali zorluklara rağmen kurumsallaşmaya, teknolojiye ve Yumurtalık’ın geleceğine yatırım yapmaya devam edeceğiz.” diye konuştu.

Kaynak: CUMHA - CUMHUR HABER AJANSI